Cómo facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos remotos
A medida que el mundo se globaliza, aumenta el número de trabajadores y voluntarios internacionales en labores humanitarias (equipos a distancia). Además, cada vez más personal local colabora con organizaciones humanitarias. El objetivo es que los equipos internacionales y locales trabajen juntos en su misión. El reto, sin embargo, es navegar el trabajo entre dos equipos situados a distancia. Las herramientas tecnológicas pueden ayudar a facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos remotos. Al utilizar estas herramientas, es importante que a) los recursos necesarios están a disposición de todos los trabajadores, b) los trabajadores reciban formación en conocimientos digitales, y c) que las herramientas de comunicación estén centralizadas.
El número de trabajadores a distancia aumenta
En los últimos años ha aumentado espectacularmente el número de trabajadores a distancia en todo el mundo. Según el Informe sobre el Estado del Trabajo 2020 de Buffer, el 57% de los encuestados trabaja desde casa el 100% del tiempo. La tendencia al aumento de los trabajadores a distancia ha crecido aún más desde la pandemia de Covid-19.
Ventajas y retos de trabajar a distancia
El trabajo a distancia ha demostrado sus ventajas y sus dificultades. Las tres mayores ventajas de trabajar a distancia indicadas en el Informe sobre el Estado del Trabajo 2020 son la posibilidad de tener un horario flexible (32%), la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar (26%) y no tener que desplazarse (21%). Las tres mayores dificultades son la colaboración y la comunicación (20%), la soledad (20%) y no poder desconectarse (18%). Para los trabajadores internacionales y locales en entornos remotos, la colaboración y la comunicación son especialmente importantes, pero suponen un reto.
Herramientas tecnológicas
Las herramientas tecnológicas pueden ofrecer formas de mejorar la colaboración y la comunicación entre trabajadores remotos. Programas de comunicación interna como Slack y de videoconferencia como Zoom permiten a los trabajadores remotos conectarse. Según el Informe sobre Trabajo a Distancia de Gitlab, las tres herramientas de comunicación más utilizadas por los trabajadores a distancia en todo el mundo son la videoconferencia (63%), la mensajería y la colaboración (55%), y el teléfono y los SMS (51%).
Aunque las herramientas tecnológicas pueden ser útiles, su eficacia depende de cómo se utilicen. Al utilizar herramientas tecnológicas, es importante que a) se disponga de los recursos necesarios, b) los trabajadores están alfabetizados digitalmente, y c) que se utilicen las mismas herramientas de comunicación entre trabajadores y equipos.
Recursos necesarios
Las herramientas tecnológicas requieren recursos. Esto incluye smartphones, ordenadores u ordenadores portátiles, software de seguridad y routers con Internet de alta velocidad. Para algunas personas, estos recursos pueden ser fácilmente accesibles. Sin embargo, otros pueden no tener ningún acceso a ellos. La brecha digital no sólo existe entre países desarrollados y en desarrollo, sino también dentro de un mismo país. En la encuesta «Internet y la pandemia», realizada por el PEW Research Center, se constata que en Estados Unidos el 60% de los usuarios de banda ancha con ingresos más bajos tiene problemas de conexión a menudo o a veces, y el 46% está preocupado al menos en parte por el pago de la banda ancha. Por eso es importante que las organizaciones doten a los trabajadores de los recursos y adaptaciones necesarios para utilizar las herramientas tecnológicas.
Alfabetización digital
Según la encuesta Virtual Teams Survey de Culture Wizard, sólo el 22% de los encuestados a nivel mundial afirmaron haber recibido formación formal en comunicación virtual y el 24% señaló que sus empresas proporcionan estatutos o directrices para los equipos virtuales. Sin embargo, este apoyo al conocimiento es increíblemente importante para reducir la brecha en la alfabetización digital. Las personas con mayores niveles de alfabetización digital tienen más probabilidades de utilizar las herramientas tecnológicas de forma más eficaz y eficiente, mientras que las personas con bajos niveles de alfabetización digital tienen más probabilidades de quedarse al margen. Por lo tanto, las organizaciones deben invertir más en impartir formación digital a sus trabajadores.
Herramientas de comunicación estandarizadas
Aunque la tecnología ofrece muchas herramientas diferentes para comunicarse, también entraña riesgos de mala comunicación. Cuando los miembros de un equipo utilizan varias herramientas de comunicación diferentes, resulta difícil saber qué herramientas utiliza cada uno. En el informe sobre trabajo a distancia elaborado por Gitlab, el 37% de los encuestados indicaron que creen que los equipos que utilizan diferentes herramientas y servicios crean silos en el lugar de trabajo. Por ello, es importante que las herramientas de comunicación estén centralizadas entre los trabajadores. Mediante las herramientas de comunicación centralizadas, los miembros del equipo pueden expresar sus opiniones, compartir actualizaciones, hacer preguntas y colaborar de forma más eficaz.
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