Comment faciliter la communication et la collaboration entre les équipes à distance ?
À mesure que le monde se globalise, le nombre de travailleurs et de volontaires internationaux dans le domaine humanitaire (équipes à distance) augmente. En outre, de plus en plus de personnel local s’implique dans les organisations humanitaires. L’objectif est de faire en sorte que les équipes internationales et locales travaillent ensemble à leur mission. La difficulté consiste toutefois à faire travailler deux équipes éloignées l’une de l’autre. Les outils technologiques peuvent faciliter la communication et la collaboration entre les équipes à distance. Lors de l’utilisation de ces outils, il est important que a) les ressources nécessaires sont disponibles pour tous les travailleurs, b) les travailleurs reçoivent une formation à la culture numérique, et c) que les outils de communication soient centralisés.
Le nombre de travailleurs à distance augmente
Ces dernières années, le nombre de travailleurs à distance dans le monde a considérablement augmenté. Selon le rapport 2020 de Buffer sur l’état du travail, 57 % des personnes interrogées travaillent à domicile 100 % du temps. La tendance à l’augmentation des travailleurs à distance s’est encore accentuée depuis la pandémie de Covid-19.
Les avantages et les défis du travail à distance
Le travail à distance présente des avantages et des inconvénients. Les trois principaux avantages du travail à distance indiqués dans le rapport 2020 sur l’état du travail sont la possibilité d’avoir des horaires flexibles (32 %), la flexibilité de travailler de n’importe où (26 %) et le fait de ne pas avoir à faire la navette entre le domicile et le lieu de travail (21 %). Les trois plus grandes difficultés sont la collaboration et la communication (20 %), la solitude (20 %) et l’impossibilité de se déconnecter (18 %). Pour les travailleurs internationaux et locaux dans des environnements éloignés, la collaboration et la communication sont particulièrement importantes mais difficiles.
Outils technologiques
Les outils technologiques peuvent permettre d’améliorer la collaboration et la communication entre les travailleurs à distance. Les logiciels de communication interne tels que Slack et les logiciels de vidéoconférence tels que Zoom permettent aux travailleurs à distance de se connecter. Selon le rapport sur le travail à distance de Gitlab, les trois principaux outils de communication utilisés par les travailleurs à distance dans le monde sont la vidéoconférence (63 %), la messagerie et la collaboration (55 %), ainsi que le téléphone et les SMS (51 %).
Si les outils technologiques peuvent être utiles, leur qualité dépend de la manière dont ils sont utilisés. Lors de l’utilisation d’outils technologiques, il est important que a) les ressources nécessaires sont disponibles, b) les travailleurs possèdent une culture numérique, et c) que les mêmes outils de communication soient utilisés entre les travailleurs et les équipes.
Ressources nécessaires
Les outils technologiques nécessitent des ressources. Il s’agit de smartphones, d’ordinateurs ou d’ordinateurs portables, de logiciels de sécurité et de routeurs dotés d’une connexion internet à haut débit. Pour certains, ces ressources peuvent être facilement accessibles. D’autres, en revanche, peuvent ne pas y avoir accès du tout. La fracture numérique existe non seulement entre les pays développés et les pays en développement, mais aussi à l’intérieur des pays. L’enquête « The Internet and the Pandemic » menée par le PEW Research Center a révélé qu’aux États-Unis, 60 % des utilisateurs de la large bande à faibles revenus ont souvent ou parfois des problèmes de connexion, et 46 % d’entre eux s’inquiètent au moins un peu du coût de la large bande. Il est donc important pour les organisations de doter les travailleurs des ressources et des aménagements nécessaires à l’utilisation des outils technologiques.
Littératie numérique
Selon l’enquête sur les équipes virtuelles réalisée par Culture Wizard, seuls 22 % des répondants au niveau mondial ont déclaré avoir reçu une formation formelle sur la communication virtuelle et 24 % ont indiqué que leur entreprise fournissait des chartes ou des lignes directrices pour les équipes virtuelles. Cependant, ce soutien en matière de connaissances est extrêmement important pour combler le fossé en matière de culture numérique. Les personnes ayant un niveau élevé de culture numérique sont plus susceptibles d’utiliser les outils technologiques de manière plus efficace et efficiente, tandis que les personnes ayant un faible niveau de culture numérique sont plus susceptibles d’être laissées de côté. Les organisations doivent donc investir davantage dans la formation numérique de leurs travailleurs.
Outils de communication normalisés
Si la technologie offre de nombreux outils de communication, elle comporte également des risques de mauvaise communication. Lorsque plusieurs outils de communication différents sont utilisés par les membres d’une équipe, il devient difficile de savoir quels outils sont utilisés par qui. Dans le rapport sur le travail à distance produit par Gitlab, 37 % des personnes interrogées ont indiqué qu’elles pensaient que les équipes utilisant des outils et des services différents créaient des silos sur le lieu de travail. Il est donc important que les outils de communication soient centralisés entre les travailleurs. Grâce aux outils de communication centralisés, les membres de l’équipe peuvent exprimer leurs opinions, partager des mises à jour, poser des questions et collaborer plus efficacement.
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